SzolgáltatásokMunkatársainkkal folyamatosan az Ön rendelkezésére állunk azért, hogy a változó környezet által generált újabb és újabb igényeket beépítsük az Ön rendszerébe.

Ez lehet egy újabb bankhoz való kapcsolódás, egy speciális szoftverrel való kommunikáció, egy újabb kimutatás elkészítése.

Tudjuk, hogy ezek megvalósítása lépések sorozatán keresztül valósulhat meg.


Elemzés – Legyen tisztában azzal, hogy mire van szüksége

A vállalatirányítási rendszer csak akkor használható az Ön igényeinek megfelelően, ha a jelenlegi információk elemzése feltárja az Ön igényei és a jelenlegi rendszer adta lehetőségek közötti összhangot.

Az elemzés arra is felhívja az Ön figyelmét, ha a jelenlegi folyamatokban valamilyen változtatást kell eszközölni.

Mivel vezetőként az a feladata, hogy felelősségteljes döntéseket hozzon, ezért nagyon fontos a megfelelő és pontos információval való rendelkezés. Azt, hogy a döntéseihez milyen információkra van szüksége, csak Ön tudja megmondani.

Igények felmérése

Első lépésként Ön meghatározza, hogy melyek azok a döntési pontok, amelyekhez szükséges a gyors és pontos információ. Meg kell néznünk, hogy az információnak mikorra és milyen gyakorisággal kell rendelkezésre állnia.

Meg kell határoznunk a döntési pontokhoz igazodva a jelenlegi és az optimálisan szükséges információ tartalmát, előállítási minőségét, megjelenési formáját, megjelenés időpontját és gyakoriságát.

Meglévő adatok elemzése

Közösen meghatározzuk a meglévő adatokból, listákból, excel és egyéb táblázatokból az információk összeállításához szükséges adatok helyét.

Utána feltárjuk az adat előállításának jelenlegi módszerét, valamit az adatok előállításának időbeli elhelyezkedését. Az ok-okozati összefüggések pontos feltárásával közösen meghatározzuk a döntéseihez szükséges információ térbeli és időbeli elhelyezkedését.

A meglévő adatok elemzése elképzelhetetlen az adatokat előállító munkatársak segítsége nélkül. Legtöbbször ők tudják, hogy milyen munkamennyiséggel és milyen gyakorisággal hozzák létre az adatokat, mire használják és kiknek továbbítják azokat.

Az elemzés végén egyértelműen kimutatjuk az adatok előállításának struktúráját, teljesítményét. Nyilvánvalóvá válnak a gyenge és az erős pontok. Kimutatjuk, hogy melyek azok az adatok, amelyek előállítása kritikus az Ön által hozandó fontos döntésekhez. Megmutatjuk, hogy ezek az adatok mennyire sérülékenyek, mennyire biztosak, hiszen ezekre alapozva hozza meg a felelős döntéseit.

Igények és lehetőségek megfeleltetése

Az elemzés eredményeképpen előáll egy dokumentum, amely pontos feleletet tud adni arra a kérdésre, hogy az Ön igényei és az adatok előállításának jelenlegi folyamata összhangban van-e.

El lehet készíteni egy olyan táblázatot, amiből pontosan láthatja, hogy az Ön döntéseihez szükséges információk, hol, mikor, milyen pontossággal keletkeznek, ki hozza azokat létre és mire használják a későbbiekben. Ebből az is pontosan látszik, ha egy igénye nem kielégíthető a jelenlegi feldolgozási folyamatban, vagy csak nagyon nehezen.

Az elemzés arra is felhívja az Ön figyelmét, ha a jelenlegi folyamatokban valamilyen változtatást kell eszközölni.

Ne feledje, hogy az elemzés után a következő lépések megtételéhez szükséges döntést Ön hozza meg.



Tervezés – Határozzuk meg együtt az információ előállítását

Ahhoz, hogy az Ön igényei szerinti információk akkor és ott álljanak az Ön rendelkezésére, ahol és amikor Önnek erre szüksége van, szükséges az elemzésből kiindulva megtervezni a folyamatokat és a kimutatásokat.

Elemzés utáni döntés

Az elemzés végén létrejön egy dokumentum, ahol az igények és a lehetőségek ütköznek. Ez nyilván egy olyan döntési pont, ahol Önnek látnia kell, hogy mit és mikor kap és a kapott információ előállításának mekkora a költsége, az előállításhoz szükséges munkaerő ráfordítás.

Ennek fényében dönti el, hogy a felmerült igények közül miket tart meg, miket egészít ki, esetleg milyen új igények merülnek fel. Ehhez fogja igazítani az igényeihez szükséges információ előállításának a folyamatát.

Információk összeállítása, delegálása

Most igényenként határozzuk meg a szükséges meglévő és új információkat. Határozzuk meg az előállítás folyamatát (kinek, mikor, mit kell előállítania).

Adjuk meg az igényhez szükséges összesített és adatbányászati mezőket, azok tartalmát, formáját, hosszát.

A felmerülő igény nem csak a legfelsőbb menedzsment számára szükséges, így pontosan határozzuk meg, mely igényt és milyen tartalommal delegálunk valamelyik munkatársra, partnerre.

Funkciók tervezése

A tervezés utolsó lépéseként a felmerült igények megválaszolásához olyan funkciókat, alrendszereket tervezünk, amelyek pontosan és egyértelműen szolgáltatják a szükséges információkat gyorsan átlátható módon.

Megtervezzük a következőket:

– biztonságos adatkapcsolatok az információhoz szükséges adatok forrásához

– megfelelő függvények, képernyők, eljárások az adatok előállításához és a szükséges részletes adatok eléréséhez

– szükséges számú kimutatások az igények teljes körű és delegált eléréséhez

– biztonságos jogosultsági rendszer, amely lehetővé teszi azt, hogy mindenki megkapja a számára szükséges információkat

A fentiek alapján megtervezett funkciók a megvalósítás előtt Ön és a munkatársai áttekintik, véleményezik. Szükségünk van az Önök észrevételeire, hiszen ezek nélkül nem lehet olyan a megvalósítandó rendszer, amely pontosan lefedi a felmerülő igényeket. Az észrevételeiket, javaslataikat beépítjük a kimutatások tervezésébe. Ennek az oda-vissza tartó folyamatnak lesz a végeredménye az a tervezési dokumentáció, amelyet már át lehet adni megvalósításra.

A megfelelően elvégzett elemzés és tervezés biztos záloga a sikeres megvalósításnak!



Megvalósítás – A rendszer felkészítése a mindennapi munkára

A gondos elemző munka és tervek elkészítése után nem marad más hátra, mint hogy a felmerülő igényeket átültessük a CivisCloud vállalatirányítási rendszerbe. Olyan működést hozzunk létre, amely nap, mint nap kielégíti az Ön döntéseinek megfelelő és pontos információval való ellátását. Mindezt automatizálva, egy gombnyomásra.

Funkciók, képernyők, alrendszerek elkészítése

Az elemzéshez elengedhetetlenül szükséges elérnünk azokat az adatforrásokat, amelyekkel dolgoznunk kell. Ez lehet egy EXCEL tábla, vagy valamilyen relációs adatbázis. Az adatforrás megadásánál tehát megadjuk azt az utat, azt az elérést, amely a CivisCloud vállalatirányítási rendszert összeköti az elemzendő adatokkal. Ezek az adatok lehetnek ugyanazon a szerveren, mint a program, de lehet fizikailag más helyen is. Akár több ezer kilométer távolságban.

Ezeket az adatforrásokat lehet felhasználni az adatok kinyeréséhez, csoportosításához szükséges dinamikusan létrehozható függvények elkészítésekor. A függvények definiálásakor megadhatjuk az összesített adatokat létrehozó függvényt és ezen belül megadhatjuk az adatok lefúrásához (tételes kigyűjtéséhez) szükséges információkat, a lefúrásnál használt csoportosítási szempontokkal együtt.

Az Ön igényeinek megfelelő kimutatások összeállítása

A tervek alapján kialakítjuk a szükséges számú dinamikus és statikus kimutatást. Ezek elkészítéséhez felhasználjuk a már elkészített függvényeket. A kimutatások elkészítésekor figyelembe vesszük a felhasználási területet és a kimutatást használók igényeit.

A kimutatásokat hozzáadjuk a felhasználó által elérhető dashboard-okhoz, amelyek a felhasználó számára elvégezik a megjelenítést grafikonok és táblázatok formájában.

A fentiekből látszik, hogy a tervezés és a megvalósítás szorosan összefügg egymással. Nem lehet a programot jól felkészíteni az elégedett munkára, ha a tervező munka nem volt alapos.

A megvalósított rendszer reméljük, hogy nagy segítségére lesz a mindennapi munkájában.